Chefsache Digitalisierung – wie Verwaltung und Förderinstitutionen zukunftsfähig werden

Digitalisierung und Bürokratieabbau rücken mit der Priorisierung von Reformen zur Wettbewerbsfähigkeit der neuen Bundesregierung mit neuer Energie in den Handlungsfokus. Die Digitalisierung von Förderprozessen bietet enormes Potenzial für entscheidende Effekte: Vereinfachung und Standardisierung, Transparenz und Einfachheit für die Kunden, Wirksamkeitssteigerung der Mittelverwendung, Kosten- und schließlich Personaleinsparungen bei allen Beteiligten.

Die Digitalisierung von Förderung kann öffentliche Leistungen modernisieren, von den Prozessen der Richtlinienerstellung über die Prozesse von Antragstellung bis Verwendungsnachweisführung bis hin zur Wirksamkeitsmessung. Öffentliche Verwaltung und Förderinstitutionen stehen vor der Herausforderung, angesichts knapper Mittel und der demografischen Entwicklung zügig komplexe Prozesse nicht nur zu modernisieren, sondern grundlegend neu zu denken.

Doch auch bei der Digitalisierung von Förderung gilt: „It needs two to tango“. Politische Rahmengeber sind verantwortlich für die Vorgabe und Umsetzung klarer Ziele. Die Komplexität von Richtlinien, Nachweisen und Prüftiefen ist zu reduzieren. Zielgruppen und Fördergegenstände sind eindeutig und standardisiert zu definieren. Gold-Plating von EU- und Bundesvorschriften ist zu unterbinden.

Förderinstitutionen setzen die konkrete Digitalisierung um: digitaler Antrag und Verwendungsnachweis statt per Papier. Nutzung verfügbarer Daten statt wiederholter Vorlage. Datengestütztes Controlling von Geschäftsprozessen und Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Nur gemeinsam sind wir stark. Nur partnerschaftlich gelingen Fortschritte.

Zur Digitalisierung von öffentlichen Institutionen braucht es aber mehr als nur digitale Technik. Es braucht eine mutige Weiterentwicklung von Strategie, Prozessen Struktur und Kultur. Transformation gelingt nur gesamthaft. Und nur mit einem nachhaltigen „Tone from the top“. So sehr gilt „energy flows, where attention goes“, so sehr müssen auch Führungskräfte in den Organisationen dranbleiben, klare Orientierung geben und nötige Schritte eng begleiten. Dazu braucht es in der öffentlichen Verwaltung ein gutes Führungsverständnis und Accountability. Klar definierte und spürbare Führungskompetenzen bringen Organisationen voran.

Führungskräfte ermöglichen den richtigen Grad von Partizipation der Mitarbeitenden. Sie sind Role Model für die Transformation, setzen den Rahmen und Leitplanken: front-to-end entlang der Wertschöpfung, mit iterativem Vorgehen und Verankerung einer Lernkultur. Sie steuern Vereinfachung, Standardisierung und Digitalisierung. So wird Digitalisierung gedacht und gelebt: strategisch geführt und operativ breit umgesetzt.

Der Weg zu effizienter Verwaltung ist überwiegend ein kultureller. Gewachsene Abläufe und Einstellungen, lieb gewonnene Routinen, mangelnde Vernetztheit benötigen Investitionen in Qualifizierung für agiles Mindset und Methoden, Verständnis, was Digitalisierung und KI kann, sowie effektive Zusammenarbeit und das Zusammenwachsen durch gemeinsame Ziele.

Fazit: Bürokratieabbau in der Förderung bietet gerade jetzt enormes Effizienz- und Modernisierungspotenzial. Unsere Erfahrung zeigt: Er kann gelingen, durch eine Digitalisierung, die strategisch geführt, klug strukturiert und vor allem kulturell begleitet wird.

Katrin Leonhardt ist seit Juli 2020 Vorstandsvorsitzende der Sächsischen Aufbaubank – Förderbank – (SAB). Zuvor war sie zwei Jahrzehnte für die KfW Bankengruppe tätig, zuletzt als Direktorin für Individualfinanzierung und öffentliche Kunden. Seit 2024 ist sie Mitglied im Mittelstandsrat der KfW und im Finanz- und Wirtschaftsrat des Verbands kommunaler Unternehmen.